משרד רואה חשבון: כל חודש רודפים אחרי קבלות
לקוחות שולחים צילומי קבלות בוואטסאפ, חשבוניות במייל ומסמכים בקבוצות. מישהו במשרד ממיין, מוריד ומשייך, ואז מתקשר לבקש את מה שחסר — אצל עשרות לקוחות, כל חודש.
- שעות של עבודה משרדית מתבזבזות על מיון והורדה במקום על הנהלת החשבונות עצמה.
- מסמך שנשלח לטלפון הפרטי של עובד נשאר שם, ואף אחד לא יודע שהוא הגיע.
- הדיווח נדחה כי חסר מסמך אחד, ולקוח אחד שמאחר מעכב את כל הלוח.
מה אפשר לעשות לבד
אם המקרה שלכם פשוט — יש דרכים לפתור אותו בלי לשלם לאיש. אלה הנפוצות, לפי סדר המאמץ.
-
רשימת מסמכים קבועה לכל לקוח
לכל לקוח — רשימה של מה שמגיע ממנו בכל תקופה. כשהרשימה ברורה, גם הלקוח יודע מה לשלוח, וגם במשרד רואים במבט אחד מה חסר.
-
ערוץ אחד במקום חמישה
תיקייה משותפת לכל לקוח או כתובת מייל ייעודית למסמכים, ובקשה מפורשת לשלוח רק לשם. זה לא מושלם, אבל זה מוציא את המסמכים מהטלפונים הפרטיים.
-
תזכורת קבועה בתחילת כל תקופה
הודעה אחת קבועה, באותו יום בחודש, עם הרשימה של הלקוח. גם בלי שום מערכת, עקביות לבדה מקצרת את הרדיפה.
כשיש מספיק לקוחות שהמעקב הידני נשבר, כשהלקוחות מתעקשים על וואטסאפ, כשרוצים לראות בכל רגע מי השלים ומי לא — או כשהמסמכים צריכים להגיע מעצמם לתוכנת הנהלת החשבונות.
מה אנחנו בונים
- בוט וואטסאפ שהלקוח שולח אליו צילום, והמסמך נשמר אוטומטית בתיק הנכון ובתקופה הנכונה.
- רשימת מסמכים לכל לקוח עם סטטוס, ולוח אחד שמראה מי השלים ומי עדיין חסר.
- תזכורות אוטומטיות רק למי שחסר אצלו משהו — ועם פירוט מה בדיוק חסר.
- אחסון מאובטח עם הרשאות לפי עובד, כי מדובר במידע פיננסי רגיש.
העמוד הזה הוא חלק מבוטים ואוטומציות.
שאלות נפוצות
הלקוחות שלנו לא טכנולוגיים. זה יעבוד?
בגלל זה הבסיס הוא וואטסאפ — הכלי שהם כבר משתמשים בו. מבחינתם, הם שולחים צילום כמו תמיד. כל השינוי קורה במשרד.
זה מחליף את תוכנת הנהלת החשבונות?
לא. זה השלב שלפניה — איסוף ומיון. איפה שאפשר, המסמכים מועברים הלאה לתוכנה שלכם, ולא מוקלדים מחדש.
מה עם אבטחת המידע?
מסמכים פיננסיים של לקוחות הם מידע רגיש, והמערכת נבנית כך: הרשאות לפי עובד, אחסון מוצפן, ותיעוד גישה. הפרטים נקבעים בהצעה ולא נשארים בעל-פה.
זו הבעיה שלכם?
ספרו לנו מה תוקע אתכם — במילים שלכם, בלי מונחים. נחזור תוך יום עסקים עם הצעד הבא, בלי התחייבות.
ספרו לנו מה תוקע אתכם